Adendum Pemrosesan Data

1. Definisi

Istilah berawalan huruf kapital yang tidak didefinisikan di sini memiliki arti sebagaimana tercantum dalam Perjanjian.

• “Hukum Pelindungan Data yang Berlaku” berarti semua undang-undang dan peraturan yang berlaku untuk pemrosesan Data Pribadi berdasarkan DPA ini, termasuk Peraturan Perlindungan Data Umum Uni Eropa (Peraturan (UE) 2016/679) (“EU GDPR”), UK Data Protection Act 2018 dan UK GDPR (“UK GDPR”), Undang-Undang Federal Swiss tentang Perlindungan Data (“FADP”), California Consumer Privacy Act (“CCPA”), serta Australian Privacy Act 1988 (Cth) termasuk Australian Privacy Principles (“APPs”).
• “Data Pribadi Pelanggan” berarti Data Pribadi yang diproses oleh Flitch atas nama Pelanggan sehubungan dengan Layanan.
• “Data Pribadi”, “Pengendali”, “Pemroses”, “Subjek Data”, “Pemrosesan” (dan bentuk turunannya), “Klausul Kontraktual Standar” (“SCC”), dan “Sub-pemroses” memiliki arti sebagaimana diberikan dalam Hukum Perlindungan Data yang Berlaku.
• “Transfer Terbatas” berarti transfer Data Pribadi Pelanggan dari yurisdiksi yang memberlakukan pembatasan ekspor data ke yurisdiksi yang belum memperoleh keputusan kecukupan (adequacy decision) berdasarkan Hukum Pelindungan Data yang Berlaku.
• “Insiden Keamanan” berarti pelanggaran keamanan yang mengakibatkan penghancuran, kehilangan, perubahan, pengungkapan yang tidak sah, atau akses terhadap Data Pribadi Pelanggan, baik yang terjadi secara tidak disengaja maupun melanggar hukum, saat data tersebut diproses oleh Flitch atau Sub-pemroses.
• “Daftar Sub-prosesor” berarti daftar Sub-prosesor yang dipublikasikan di flitch.io/sub-processors.

2. Peran dan Cakupan

2.1 Pelanggan adalah Pengendali (atau prosesor yang bertindak atas nama pengendali pihak ketiga) atas Data Pribadi Pelanggan. Flitch adalah Prosesor (atau sub-prosesor) atas Data Pribadi Pelanggan.

2.2 Pokok bahasan, durasi, sifat, tujuan, jenis Data Pribadi, dan kategori Subjek Data diuraikan dalam Lampiran I.

2.3 DPA ini hanya berlaku untuk pemrosesan Data Pribadi Pelanggan oleh Flitch atas nama Pelanggan. DPA ini tidak berlaku untuk Data Pribadi di mana Flitch adalah Pengendali (misalnya, detail kontak administrator akun yang digunakan untuk mengelola langganan Pelanggan), yang diatur oleh Kebijakan Privasi Flitch.

3. Pemrosesan Data Pribadi Pelanggan

3.1 Instruksi tertulis. Flitch akan memproses Data Pribadi Pelanggan hanya berdasarkan instruksi tertulis dari Pelanggan, termasuk terkait Transfer Terbatas, kecuali diwajibkan oleh hukum. Perjanjian, DPA ini, dan penggunaan Layanan oleh Pelanggan melalui konfigurasinya merupakan instruksi tertulis dari Pelanggan.

3.2 Instruksi yang sah. Pelanggan bertanggung jawab memastikan bahwa instruksinya mematuhi Hukum Pelindungan Data yang Berlaku. Flitch akan memberi tahu Pelanggan jika, menurut pendapatnya, suatu instruksi melanggar Hukum Pelindungan Data yang Berlaku.

3.3 Kerahasiaan personel. Flitch akan memastikan bahwa orang-orang yang diberi wewenang untuk memproses Data Pribadi Pelanggan terikat oleh kewajiban kerahasiaan yang sesuai.

4. Data Pelanggan Tidak Digunakan untuk Melatih Model AI atau Machine Learning

4.1 Flitch tidak menggunakan Data Pribadi Pelanggan, hasil kueri, skema, prompt, atau output apa pun yang berasal dari penggunaan Layanan oleh Pelanggan untuk melatih, menyempurnakan (fine-tuning), atau meningkatkan model kecerdasan buatan atau pembelajaran mesin mana pun, baik yang dioperasikan oleh Flitch maupun oleh pihak ketiga.

4.2 Jika Layanan menggunakan penyedia AI pihak ketiga (saat ini Anthropic dan Google, serta OpenAI atau xAI jika dipilih oleh Pelanggan, dan Mistral AI jika Pelanggan mengatur langkah workflow untuk membaca dokumen sebelum melakukan ekstraksi. Lihat Daftar Sub-prosesor), Data Pribadi Pelanggan yang dikirim ke penyedia tersebut diproses berdasarkan ketentuan API komersial penyedia, yang melarang penggunaan input untuk pelatihan model. Flitch akan menjaga Zero Data Retention atau pengaturan yang setara dengan Sub-prosesor AI jika tersedia secara komersial.

4.3 Flitch dapat menggunakan telemetri agregat yang telah dide-identifikasi mengenai penggunaan Layanan (volume, latensi, tingkat kesalahan) untuk pengoperasian dan peningkatan Layanan, dengan ketentuan telemetri tersebut secara wajar tidak dapat digunakan untuk mengidentifikasi Subjek Data mana pun.

5. Sub-pemroses

5.1 Otorisasi umum. Pelanggan memberikan otorisasi umum kepada Flitch untuk menunjuk Sub-prosesor dalam memproses Data Pribadi Pelanggan, sesuai dengan Bagian 5 ini.

5.2 Sub-prosesor Saat Ini. Daftar Sub-prosesor terbaru dikelola di flitch.io/sub-processors dan dimasukkan ke dalam DPA ini melalui rujukan.

5.3 Pemberitahuan perubahan. Paling lambat lima belas (15) hari sebelum mengaktifkan Sub-prosesor baru atau mengganti Sub-prosesor yang sudah ada, Flitch akan memperbarui Daftar Sub-prosesor dan memberi tahu Pelanggan melalui email ke alamat administrator yang tercatat, atau melalui cara wajar lainnya yang dipilih Flitch.

5.4 Keberatan. Pelanggan dapat mengajukan keberatan atas perubahan yang diusulkan dengan alasan perlindungan data yang wajar, melalui pemberitahuan kepada Flitch dalam waktu sepuluh (10) hari sejak pemberitahuan perubahan. Para pihak akan bekerja sama dengan itikad baik untuk menyelesaikan keberatan tersebut. Jika keberatan tidak dapat diselesaikan dalam waktu tiga puluh (30) hari, Pelanggan dapat mengakhiri bagian Layanan yang terdampak melalui pemberitahuan tertulis, dengan pengembalian dana secara proporsional atas biaya yang telah dibayar di muka untuk bagian Layanan yang tidak digunakan.

5.5 Kewajiban sub-prosesor. Flitch akan mewajibkan setiap Sub-processor untuk memenuhi kewajiban perlindungan data yang tidak kalah ketat dari kewajiban dalam DPA ini. Flitch tetap bertanggung jawab kepada Pelanggan atas tindakan dan kelalaian Sub-processor-nya.

6. Transfer Data Internasional

6.1 Transfer Terbatas dari EEA. Dalam hal Flitch memproses Data Pribadi Pelanggan yang berasal dari Wilayah Ekonomi Eropa (“EEA”) di suatu negara yang belum memperoleh keputusan kecukupan (adequacy decision) dari Komisi Eropa, para pihak memasukkan SCC yang diadopsi oleh Komisi Eropa dalam Keputusan 2021/914 tanggal 4 Juni 2021 (“SCC UE”), yang dianggap telah dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak pada tanggal berlakunya Perjanjian, dengan:

• Modul Dua (Pengendali ke Pemroses) berlaku jika Pelanggan adalah Pengendali, dan Modul Tiga (Pemroses ke Pemroses) berlaku jika Pelanggan adalah Pemroses;
• Pada Klausul 7, klausul docking opsional tidak berlaku;
• Pada Klausul 9, Opsi 2 (Otorisasi Tertulis Umum) berlaku dengan jangka waktu pemberitahuan sebagaimana diatur dalam Bagian 5.3 DPA ini;
• Pada Klausul 11, mekanisme penyelesaian sengketa independen opsional tidak berlaku;
• Pada Klausul 17 dan 18, hukum yang berlaku dan forum penyelesaian sengketanya adalah hukum dan forum Irlandia;
• Lampiran I, II, dan III adalah sebagaimana diuraikan dalam DPA ini.

6.2 Transfer Terbatas dari Britania Raya. Apabila Flitch memproses Data Pribadi Pelanggan yang berasal dari Inggris Raya di negara yang belum memperoleh keputusan kecukupan (adequacy decision) berdasarkan UK GDPR, para pihak memasukkan Addendum Transfer Data Internasional untuk Klausul Kontrak Standar Komisi Uni Eropa yang diterbitkan oleh Komisioner Informasi Inggris Raya ("Addendum UK"), yang dianggap telah disepakati dan ditandatangani oleh kedua belah pihak pada tanggal efektif Perjanjian, dan dilampirkan pada SCC UE yang dirujuk dalam Bagian 6.1.

6.3 Transfer Terbatas dari Swiss. Jika Flitch memproses Data Pribadi Pelanggan yang berasal dari Swiss di suatu negara yang belum mendapatkan pengakuan kecukupan (adequacy) berdasarkan FADP, maka SCC UE berlaku dengan perubahan berikut:

• Rujukan pada “Regulation (EU) 2016/679” atau “GDPR” ditafsirkan sebagai rujukan pada FADP;
• Acuan pada “Negara Anggota” ditafsirkan mencakup Swiss;
• Otoritas pengawas adalah Komisioner Federal Swiss untuk Perlindungan Data dan Informasi (“FDPIC”);
• Hukum yang berlaku dan yurisdiksi pengadilan adalah hukum dan pengadilan Swiss, sejauh diwajibkan oleh FADP.

6.4 Kewajiban pelanggan. Pelanggan menyatakan dan menjamin bahwa Pelanggan memiliki dasar hukum berdasarkan Hukum Pelindungan Data yang Berlaku untuk mentransfer Data Pribadi Pelanggan kepada Flitch dan untuk mengizinkan transfer lanjutan kepada Sub-prosesor yang tercantum dalam Daftar Sub-prosesor.

7. Keamanan

7.1 Langkah-langkah teknis dan organisasi. Flitch akan menerapkan dan memelihara langkah-langkah teknis dan organisasi sebagaimana dijelaskan dalam Lampiran II, yang dirancang untuk melindungi Data Pribadi Pelanggan dari perusakan, kehilangan, perubahan, pengungkapan, atau akses yang tidak sah, yang tidak disengaja atau melawan hukum.

7.2 Pembaruan. Flitch dapat memperbarui langkah-langkah teknis dan organisasionalnya dari waktu ke waktu, selama pembaruan tersebut tidak secara material mengurangi perlindungan Data Pribadi Pelanggan.

8. Insiden Keamanan

8.1 Pemberitahuan. Flitch akan memberi tahu Pelanggan tanpa penundaan yang tidak semestinya jika memungkinkan, paling lambat tujuh puluh dua (72) jam setelah mengetahui adanya Insiden Keamanan yang memengaruhi Data Pribadi Pelanggan.

8.2 Isi pemberitahuan. Pemberitahuan tersebut akan memuat hal-hal berikut, sejauh yang diketahui pada saat itu:

• sifat Insiden Keamanan;
• kategori serta perkiraan jumlah Subjek Data dan catatan yang terdampak;
• kemungkinan konsekuensinya;
• langkah-langkah yang telah diambil atau diusulkan untuk menangani Insiden Keamanan dan memitigasi dampak buruknya.

8.3 Kerja sama. Flitch akan memberikan bantuan yang wajar kepada Pelanggan dalam memenuhi kewajiban pemberitahuan atau kewajiban lain yang mungkin dimiliki Pelanggan berdasarkan Hukum Perlindungan Data yang Berlaku sehubungan dengan Insiden Keamanan tersebut.

8.4 Bukan pengakuan. Pemberitahuan atau tanggapan Flitch atas suatu Insiden Keamanan bukan merupakan pengakuan atas kesalahan atau tanggung jawab hukum di pihak Flitch.

9. Hak Subjek Data

9.1 Dengan mempertimbangkan sifat pemrosesan, Flitch akan membantu Pelanggan secara wajar (termasuk melalui langkah-langkah teknis dan organisasi yang sesuai) dalam menanggapi permintaan Subjek Data untuk menjalankan hak mereka berdasarkan Hukum Pelindungan Data yang Berlaku.

9.2 Jika Flitch menerima permintaan dari Subjek Data terkait Data Pribadi Pelanggan, Flitch akan mengarahkan Subjek Data tersebut kepada Pelanggan dan memberi tahu Pelanggan tanpa penundaan yang tidak semestinya.

10. Penilaian Dampak Pelindungan Data dan Konsultasi

10.1 Flitch akan memberikan bantuan yang wajar kepada Pelanggan dalam melaksanakan Penilaian Dampak Perlindungan Data dan konsultasi dengan otoritas pengawas, dengan mempertimbangkan sifat pemrosesan dan informasi yang tersedia bagi Flitch.

11. Audit

11.1 Hak audit. Flitch akan menyediakan kepada Pelanggan semua informasi yang secara wajar diperlukan untuk menunjukkan kepatuhan terhadap DPA ini. Dengan pemberitahuan tertulis yang wajar (dan tidak lebih dari satu kali dalam setiap periode dua belas bulan, kecuali diwajibkan oleh otoritas pengawas atau setelah terjadi Insiden Keamanan yang telah dikonfirmasi), Flitch akan mengizinkan Pelanggan atau auditor yang ditunjuknya (dengan tunduk pada kewajiban kerahasiaan yang wajar) untuk melakukan audit terhadap praktik perlindungan data Flitch.

11.2 Bentuk audit. Audit akan dilakukan selama jam kerja normal, dengan pemberitahuan sebelumnya yang wajar (tidak kurang dari tiga puluh (30) hari kecuali diwajibkan oleh Hukum Perlindungan Data yang Berlaku), dengan cara yang tidak mengganggu operasional bisnis Flitch secara tidak wajar, dan atas biaya Pelanggan.

11.3 Alternatif. Flitch dapat memenuhi kewajiban auditnya dengan memberikan laporan audit pihak ketiga yang berlaku saat itu, sertifikasi (SOC 2, ISO 27001, atau yang setara), atau laporan audit sub-prosesor kepada Pelanggan.

12. Pengembalian dan Penghapusan Data Pribadi Pelanggan

12.1 Saat pengakhiran. Setelah Perjanjian berakhir atau kedaluwarsa, Pelanggan dapat mengekspor Data Pribadi Pelanggan melalui fungsi standar Layanan selama jangka waktu tiga puluh (30) hari setelah pengakhiran. Setelah jangka waktu tersebut, Flitch akan, dalam waktu enam puluh (60) hari, menghapus atau mengembalikan seluruh Data Pribadi Pelanggan yang berada dalam penguasaan atau kendalinya, kecuali Hukum Perlindungan Data yang Berlaku mewajibkan penyimpanan Data Pribadi Pelanggan tersebut.

12.2 Cadangan. Data Pribadi Pelanggan yang berada dalam cadangan sistem rutin akan dihapus sesuai dengan jadwal rotasi cadangan standar Flitch dan tidak akan dipulihkan atau digunakan untuk tujuan apa pun selain pemulihan bencana selama masa retensi.

13. Tanggung Jawab Hukum

13.1 Total kewajiban kumulatif masing-masing pihak yang timbul dari atau berkaitan dengan DPA ini tunduk pada pengesampingan, pengecualian, dan pembatasan tanggung jawab yang tercantum dalam Perjanjian. Tidak ada ketentuan dalam Bagian 13 ini yang membatasi tanggung jawab apa pun yang tidak dapat dibatasi berdasarkan Hukum Perlindungan Data yang Berlaku.

14. Jangka Waktu dan Pengakhiran

14.1 DPA ini berlaku sejak tanggal efektif Perjanjian dan tetap berlaku hingga Perjanjian berakhir atau kedaluwarsa, kecuali ketentuan-ketentuan yang menurut sifatnya seharusnya tetap berlaku setelah pengakhiran, yang akan tetap berlaku (termasuk Bagian 6 (Transfer), 8 (Insiden Keamanan), 11 (Audit), 12 (Pengembalian/Penghapusan), 13 (Tanggung Jawab Hukum) dan 14 (Keberlangsungan)).

15. Undang-Undang Privasi Australia 1988 (Cth)

15.1 Apabila Pelanggan tunduk pada Privacy Act 1988 (Cth) dan Australian Privacy Principles (“APP”), Flitch akan menangani Data Pribadi Pelanggan secara konsisten dengan APP dalam kapasitasnya sebagai Pemroses, serta membantu Pelanggan memenuhi kewajiban APP-nya sendiri, termasuk terkait APP 1 (pengelolaan yang terbuka dan transparan), APP 6 (penggunaan dan pengungkapan), APP 8 (pengungkapan lintas negara), dan APP 11 (keamanan).

16. Umum

16.1 Urutan prioritas. Jika terdapat pertentangan antara DPA ini dan Perjanjian, DPA ini yang berlaku untuk hal-hal terkait pelindungan data. Jika terdapat pertentangan antara DPA ini dan SCC UE atau Addendum Inggris, SCC UE atau Addendum Inggris yang berlaku.

16.2 Keterpisahan. Jika ada ketentuan dalam DPA ini dinyatakan tidak sah atau tidak dapat dilaksanakan, ketentuan lainnya tetap berlaku sepenuhnya.

16.3 Tidak ada pihak ketiga penerima manfaat. Kecuali dinyatakan secara tegas dalam SCC UE atau Addendum Inggris, DPA ini tidak menimbulkan hak penerima manfaat pihak ketiga.

16.4 Pembaruan. Flitch dapat memperbarui DPA ini dari waktu ke waktu. Perubahan material akan diberitahukan ke alamat administrator Pelanggan dengan pemberitahuan setidaknya tiga puluh (30) hari sebelumnya. Versi saat ini selalu tersedia di flitch.io/dpa.

16.5 Salinan dan persetujuan elektronik. DPA ini dapat diterima secara elektronik, termasuk melalui persetujuan clickwrap atas Perjanjian yang memasukkan DPA ini sebagai acuan. Salinan PDF yang telah ditandatangani tersedia berdasarkan permintaan melalui [email protected].

Lampiran I. Uraian Pemrosesan

Lampiran II. Langkah-langkah Teknis dan Organisasi

Flitch menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi berikut, yang dapat diperbarui dari waktu ke waktu selama pembaruan tersebut tidak secara material mengurangi perlindungan Data Pribadi Pelanggan.

• Enkripsi saat transit: TLS 1.2+ pada setiap koneksi eksternal: browser pengguna, sumber data, penyedia AI, sub-prosesor. Lalu lintas cache internal menggunakan TLS melalui Valkey terkelola. Tidak ada tautan plaintext di mana pun pada jalur data.
• Enkripsi data saat disimpan: AES-256 di seluruh penyimpanan persisten: database aplikasi (Neon Postgres), penyimpanan objek (AWS S3), cache (Valkey terkelola dengan disk terenkripsi LUKS). Kredensial sumber juga dienkripsi dengan AES-256-GCM pada lapisan aplikasi.
• Kontrol akses: akses berbasis peran (admin, editor, viewer) pada setiap sumber daya dalam lingkup tim. PostgreSQL Row-Level Security menerapkan isolasi multi-tenant di tingkat basis data, selain pemeriksaan akses di tingkat aplikasi.
• Autentikasi: Better Auth menangani proses masuk dengan Google dan Microsoft. Masuk dengan kata sandi dinonaktifkan, sehingga tidak ada kata sandi yang disimpan. Autentikasi multi-faktor tersedia melalui Google dan Microsoft. Sesi dibatalkan di sisi server saat keluar atau rotasi.
• Penanganan kredensial sumber: Kredensial untuk sumber yang terhubung (token OAuth warehouse, kunci API) dienkripsi dengan AES-256-GCM di database aplikasi. Kredensial mentah tidak dicatat dalam log maupun dikembalikan melalui API.
• Cakupan dan masa berlaku cache: hasil kueri dari dashboard, laporan, dan aplikasi yang dipublikasikan disimpan dalam cache di Valkey terkelola (TLS 1.2+, AES-256 saat disimpan melalui LUKS) dengan TTL 5 menit. Cache berada di RAM dengan snapshot terenkripsi berkala untuk menjaga ketahanan data.
• Isolasi pemrosesan: dashboard, laporan, dan aplikasi dirender dari bundel statis yang sudah dikompilasi, sehingga tidak ada sandbox live yang berjalan di atas data Anda. Tugas sisi server seperti ekspor PDF dijalankan pada worker khusus dan tidak menyimpan data Anda setelah file dikirimkan.
• Pencatatan log dan pemantauan: Peristiwa autentikasi, perubahan keanggotaan tim, pembuatan, perubahan, dan penghapusan dashboard, laporan, dan aplikasi, operasi dataset, perubahan penagihan, peristiwa pembuatan oleh AI, serta akses kredensial dicatat di sisi server. Peringatan real-time untuk anomali.
• Keamanan personel: semua personel yang memiliki akses ke Data Pribadi Pelanggan menjalani pemeriksaan latar belakang sepanjang diizinkan oleh hukum, serta terikat kewajiban kerahasiaan.
• Keamanan vendor: Sub-prosesor memiliki atestasi SOC 2 atau yang setara.
• Pencadangan dan pemulihan: database aplikasi dan penyimpanan objek dicadangkan oleh sub-prosesor dengan pemulihan point-in-time. Data cadangan dienkripsi saat disimpan.
• Manajemen kerentanan: pemindaian dependensi, tinjauan keamanan pihak ketiga secara berkala (terakhir: April 2026).
• Penanganan insiden: proses respons insiden yang terdokumentasi dengan rotasi siaga.

Untuk gambaran keamanan terbaru, lihat flitch.io/security atau minta PDF Flitch Data Security Overview.

Lampiran III. Sub-prosesor

Daftar Sub-prosesor terbaru dikelola di flitch.io/sub-processors dan dimasukkan ke dalam DPA ini melalui referensi.

Kontak

Pertanyaan tentang DPA ini, atau untuk meminta salinan PDF yang telah ditandatangani balik: